24 novembre 2021 massimoperciavalle

Gestire il tempo e allontanare lo stress

Siamo davvero noi a gestire il nostro tempo a lavoro e nella vita privata o è il tempo che sta gestendo noi?

Saper gestire il tempo e lo stress è una competenza fondamentale per raggiungere i nostri obiettivi e misurare la nostra produttività in una società che ci impone di essere sempre più efficaci e produttivi.

La Gestione del tempo (o Time management) è un processo di pianificazione del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.

Se non utilizziamo, almeno parte del nostro tempo, per il benessere personale e per ciò che ci fa bene, per ricaricare o recuperare le nostre energie, rischiamo di aumentare i nostri livelli di stress e di riempirci di tossine velenose con conseguenze deleterie per la nostra salute fisica e mentale.

Esistono diversi tecniche e accorgimenti utili per gestire il proprio tempo in modo efficace, essendo una competenza occorre allenarsi e monitorare i progressi.

Vediamo 6 strategie utili per migliorare:

  1. Conoscersi
  2. Fissare obiettivi chiari
  3. Monitorare la produttività
  4. Scegliere le priorità
  5. Preparazione
  6. Riduzione

 

Adesso vediamole brevemente nel dettaglio.

  1. CONOSCERSI

Conoscere le nostre preferenze, gli interessi, le motivazioni e le nostre attitudini più sviluppate ci consente di comprendere quelle che sono le attività in cui ci può essere un carico di energia maggiore; Una consulenza di bilancio delle competenze può aiutare questa conoscenza di sè.

Alcuni consigli:

  • Identificare le proprie aree di forza e di miglioramento.
  • Scegliere le tecniche più adatte a sé.
  • Impostare e implementare azioni specifiche e misurabili.
  1. FISSARE OBIETTIVI CHIARI

Gli obiettivi governano il Time Management permettendo di assegnare priorità alle attività. Definire e comunicare con chiarezza gli obiettivi, dandosi una scadenza di realizzazione e definendo dei momenti di monitoraggio, permette a chi li deve portare a termine di sfruttare al massimo il proprio tempo.

Definire un obiettivo permette di:

  • Dare una direzione alle nostre attività.
  • Chiarire le aspettative nostre e dell’
  • Capire quali sono le attività realmente importanti e prioritarie.
  • Alzare il livello delle prestazioni.
  • Valutare e Misurare.

 

In sintesi, DATTI OBIETTIVI “SMAART” : Specifici – Misurabili- Ambiziosi – ma rAggiungibili- Realistici – a Tempo, scadenza.

 

  1. MONITORARE LA PRODUTTIVITÀ

Per iniziare a gestire il tuo tempo, devi avere consapevolezza del modo in cui lo stai utilizzando.

«Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.» (Cyril Northcote Parkinson – storico navale britannico)

  • Invece che il tempo necessario, a volte utilizziamo quello a disposizione: “più tempo a disposizione si ha, più se ne spreca“.
  • Ma è vero anche il contrario: quando il tempo scarseggia chi lavora lo fa con maggiore efficacia, motivato dal rischio di non riuscire a completare un compito a scadenza ravvicinata, con la prospettiva di possibili conseguenze negative.
  1. SCEGLI LE PRIORITÀ: IL PRINCIPIO DI PARETO

«l80% degli effetti deriva soltanto da un 20% di tutte le cause».

L’80% del risultato si ottiene nel 20% del tempo o dello sforzo: dunque fai le cose al meglio la PRIMA VOLTA, Non rimandare ciò che è IMPORTANTE PER TE e impara a dire NO sulle cose che ritieni meno rilevanti.

  1. PREPARAZIONE

Significa:

  • Dedica tempo a pianificare e organizzare il tuo tempo.
  • Fai un resoconto “una tantum” del tuo tempo.
  • Organizza il tuo spazio di lavoro. Ordina.
  • Approfitta dei momenti di massima energia.
  • Evita di ridurti all’ultimo momento.
  • Sbriga le routine quotidianamente, perché non si accumulino.
  • Ricorda di destinare un tempo preciso alle cose importanti che ti sembrano non urgenti adesso ma che potrebbero diventarlo domani, se non affrontate con anticipo.
  1. RIDUZIONE
  • Limita e previeni le interruzioni e gestisci visite e colleghi.
  • Riconosci le tue mancanze personali.
  • Se puoi, evita riunioni inutili.
  • Impara a delegare in modo appropriato.
  • Impara a dire di no.
  • Attenzione ai ladri del tempo: come le priorità confuse, interruzioni di altri, internet o mail, smartphone e notifiche, telefonate, gestione di conflitti da gestire.

Conoscere e imparare a gestire questi errori è fondamentale per gestire efficacemente il proprio tempo. Altri invece sono abilità più complesse da conoscere e allenare con pazienza e pratica costante, come lo sviluppo di una comunicazione efficace o la gestione dei conflitti. Per quest’ultime può essere utile formarsi attraverso video corsi o libri ed eventualmente farsi sostenere anche da uno psicologo o da un coach specializzato sull’argomento.

 

Per saperne di più su tecniche e allenamento segui il mio video corso la Gestione del Tempo su Udemy o richiedimi una consulenza

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